اکسل چیست

اکسل یکی از نرم افزارهای پرکاربرد در مجموعه نرم افزارهای آفیس است که در کلاس آموزش ICDL مورد تدریس واقع میگردد.اما سوالی مطرح است و بسیاری نمیتوانند پاسخ صحیحی به آن بدهند این است که اکسل چیست ؟ و چه کاربردهایی دارد؟بسیاری از افراد بطور روزانه با این نرم افزار کاربردی سر و کار دارند اما هنوز به درستی آن را نمیشناسند و از بسیاری از کاربردهای آن بی خبرند.بنابراین تصمیم گرفتیم در آموزشگاه کامپیوتر پرتو به این سوال مهم پاسخ دهیم .با ما همراه باشید …
همانگونه که عنوان شد ، نرم افزار اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه نرم افزارهای آفیس است و از مجموعه نرم افزارهای صفحه گسترده است که جداول بسیار بزرگی که متشکل از ردیف و ستون است را در خود جای داده است .
نزدیک به چهار دهه است که به دلیل قدرت بسیار زیاد این نرم افزار ، اکسل به یکی از محبوب ترین و پر استفاده ترین نرم افزارها در دنیای تجارت و حتی حسابداری تبدیل شده است .در دهه های 80 و 90 میلادی به واسطه استفاده از اکسل ، در حوزه محاسبات عددی انقلابی رخ داد که به موجب آن هر شخص میتوانست بصورت فردی محاسبات عددی خود را انجام دهد .
نرم افزار اکسل ، یک نرم افزار صفحه گسترده است .منظور از صفحه گسترده این است که در داخل محیط این نرم افزار تعداد زیادی ستون در سطرها و ردیف ها در کنار یکدیگر قرار گرفته اند که در تمام این سلول ها بر روی داده ها میتوان عملیات محاسباتی انجام داد .تمامی سلول ها در اکسل قابلیت هایی یکسان دارند.

محیط نرم افزار اکسل

همانطور که در عکس فوق ملاحظه میفرمایید ، محیط اکسل از تقاطع سطر ها و ستون ها تشکیل شده است که در ستون ها با حروف A-B-C , … مشخص شده و سطر ها با اعداد 1،2،3،…
نامگاری هر سلول از دنبال نمودن تقاطع سطر و ستونی که این سلول در آن ها واقع است بدست می آید .به عنوان مثال در عکس بالا سلول انتخاب شده با نام F5 زیرا حاصل تقاطع ستون F و سطر 5 است .
نرم افزار اکسل از نسخه 2007 دچار تغییرات زیادی به جهت افزایش کاربری شده که یکی از این تغییرات افزایش تعداد سطر و ستون ها است .به طوریکه از تقاطع این سطر و ستون ها میلیون ها سلول بدست می اید که با استفاده از آن ها میتوان فرمول های بسیاری را در سطوح ساده و یا پیشرفته حل نمود و با یکدیگر مرتبط نمود.
کاربر قادر است از خارج از محیط اکسل داده هایی را بدان وارد نموده و بر روی آن ها عملیات جدیدی را انجام دهد .این اطلاعات میتواند از فایلی متنی ، صفحه وب ، اکسسز و … وارد محیط اکسل گردد.
اکسل در نگاه اول دارای ظاهر پیچیده ای است که ممکن است در نگاه اول شما را مایوس نماید اما با یادگیری آن میتوجه میشوید نه تنها کاربا آن لذت بخش است بلکه قادر خواهید بود امور ریاضی خود را به راحتی نظم دهی نمایید .البته که به منظور یادگیری آن لازم است دست به کار شده و آن را با استفاده از فیلم و یا کتب آموزشی و یا شرکت در دوره های آموزشی فراگیرید.

مفاهیم مهم در نرم افزار اکسل

در هنگامی که با اکسل کار میکنید با برخی مفاهیم سروکار دارید که عبارتند از :
SHEET یا برگه : هر فایل اکسل شامل تعدادی برگه است که در هر برگه اطلاعات مختلفی را میتوان ذخیره سازی نمود
ردیف و ستون : در هر جدول تعداد دلخواهی ردیف و ستون قرار دارد که هرچه اطلاعات موجد در این جداول بیشتر باشد ، جدل دارای ردیف و ستون های بیشتری است
CELL یا سلول : به هر خانه از جدول سلول اطلاق میگردد .که با استفاده از قابلیت Merge نمودن میتوان سلول ها را با یکدیگر تلفیق نمود و سلولی بزرگتر را پدید آورد

کاربرد اکسل

اما کاربرد اکسل چیست؟باید گفت که تقریبا کاری نیست که اکسل نتواند در زمینه امور اداری انجام دهد!
از نرم افزار اکسل به منظور ثبت داده ها ، انجام عملیات های مختلف بر روی آن ها و تهیه گزارش استفاده میشود .همچنین میتوان این داده ها را درون سلول ها با یکدگیر متصل نمود و داده ای جدید را منتج شد.علاوه بر این ، کاربر قادر است تا داده های مورد نظرش را با استفاده از توابع و فرمول های اکسل تحلیل نموده و گزارش عملیات را استخراج نماید .
توجه داشته باشید که استفاده از نرم افزار اکسل بسیار بسیار گسترده است و انعطاف زیادی متوجه کاربردهای اکسل است و نمیتوان تمامی اموری را که با استفاده از این نرم افزار قابل انجام است را ذکر نمود.اما بطور مختصر به بیان برخی از کاربردهای رایج در نرم افزار اکسل میپردازیم :

تحلیل و مدیریت داده‌ها: سازمان‌دهی و تجزیه‌وتحلیل داده‌های بزرگ با ابزارهای فیلتر و مرتب‌سازی.

ایجاد نمودارهای بصری: ساخت نمودارهای متنوع (ستونی، دایره‌ای، خطی) برای نمایش داده‌ها.

محاسبات مالی و بودجه‌بندی: انجام محاسبات ساده تا پیچیده برای برنامه‌ریزی مالی و مدیریت هزینه‌ها.

اتوماسیون با ماکروها: خودکارسازی وظایف تکراری با استفاده از ماکروهای VBA.

مدیریت پروژه‌ها: برنامه‌ریزی زمان‌بندی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها با جداول و گانت‌چارت.

تحلیل آماری پیشرفته: اجرای تحلیل‌های آماری با افزونه‌های داخلی مانند Analysis ToolPak.

مدیریت موجودی و انبار: ردیابی محصولات، موجودی و سفارشات با جداول پویا.

ایجاد داشبوردهای مدیریتی: نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) با داشبوردهای تعاملی.

همکاری تیمی در زمان واقعی: اشتراک‌گذاری و ویرایش همزمان فایل‌ها از طریق OneDrive.

تهیه گزارش‌های پویا: ساخت گزارش‌های سفارشی با استفاده از PivotTable و Power Query.

امکان استفاده از تکنیک های اماری : به منظور پیش بینی برخی داده ها مانند پیش بینی فروش در 2 سال آتی
ردیابی فروش : بصورت دوره ای و به تفکیک مشتریان

ردیابی پرداختی مشتریان : به منظور جلوگیری از دیرکرد پرداختی ایشان

استفاده از اکسل مناسب چه افرادی است

نرم افزار اکسل توانایی های بسیاری دارد که قادر است از محاسبات بسیار ساده تا تخصصی ترین موارد را انجام دهد .این امور از ثبت روزانه داده ها گرفته تا شبیه سازی فرایند های مختلف چون کنترل موجودی انبار ، محاسبات عددی ، آمارگیری و … را به راحتی انجام میدهد .
بدین دلیل حیطه کاری با نرم افزار اکسل بسیار گسترده است استفاده کنندگان بسیاری را شامل میشود که عبارتند از :

کارشناسان مالی و حسابداران: برای بودجه‌بندی، تحلیل مالی و تهیه گزارش‌های حسابداری.

مدیران پروژه: جهت برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و ردیابی پیشرفت پروژه‌ها.

تحلیلگران داده: برای پردازش، تجزیه‌وتحلیل و visualization داده‌های پیچیده.

کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار: به‌منظور مدیریت موجودی، پیش‌بینی فروش و هزینه‌ها.

دانشجویان و پژوهشگران: برای تحلیل آماری، سازمان‌دهی داده‌های تحقیق و رسم نمودار.

کارشناسان بازاریابی: جهت ردیابی کمپین‌ها، تحلیل رفتار مشتری و گزارش‌گیری.

کارمندان اداری: برای مدیریت وظایف روزانه، لیست‌ها و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها.

مهندسان و تکنسین‌ها: به‌منظور محاسبات فنی، مدل‌سازی و مدیریت داده‌های مهندسی.

معلمان و اساتید: برای ثبت نمرات، برنامه‌ریزی دروس و تحلیل عملکرد دانش‌آموزان.

فریلنسرها و مشاوران: جهت مدیریت زمان، صورت‌حساب و ارائه گزارش به مشتریان

اما این تنها بخشی از استفاده کنندگان از اکسل را شامل میگردد و کاربردهای ساده اکسل مانند گزارشات ساده ای که کارمندان جزء با استفاده از اکسل تهیه میکنند، از دیگر موارد استفاده از اکسل است .

نرم افزارهای مشابه اکسل

نرم افزارهای دیگری نیز وجود دارند که هم بشکل آنلاین و هم بشکل آفلاین قادر هستند که عملیاتی شبیه به اکسل را پیاده سازی نمایند .برخی از این نرم افزارها عبارتند از :

Google Sheets: ابزار آنلاین برای مدیریت داده‌ها با قابلیت همکاری تیمی و ادغام با Google Drive.

LibreOffice Calc: نرم‌افزار متن‌باز رایگان با امکانات محاسباتی و تحلیل داده مشابه اکسل.

Apple Numbers: برنامه‌ای برای کاربران مک و iOS با رابط کاربری بصری و قالب‌های گرافیکی جذاب.

Zoho Sheet: ابزار ابری برای مدیریت داده‌ها، مناسب کسب‌وکارها با قابلیت‌های اتوماسیون.

Apache OpenOffice Calc: جایگزین رایگان و متن‌باز با پشتیبانی از جداول و نمودارهای پایه.

WPS Office Spreadsheets: نرم‌افزار سبک با رابط مشابه اکسل و پشتیبانی از فایل‌های XLSX.

Smartsheet: پلتفرم آنلاین برای مدیریت پروژه و تحلیل داده با قابلیت‌های همکاری تیمی.

Airtable: ابزار ترکیبی برای مدیریت داده‌ها با رابط کاربری انعطاف‌پذیر و مناسب تیم‌های خلاق.

Quattro Pro (Corel): نرم‌افزار صفحه‌گسترده با امکانات حرفه‌ای برای تحلیل و گزارش‌گیری.

Coda: پلتفرم ابری با قابلیت ترکیب جداول و اسناد برای مدیریت پروژه‌های پویا.

مزایا و معایب نرم افزار اکسل

اکسل یکی از محبوب ترین نرم افزارهای مرتبط با انجام عملیات محاسباتی است و این محبوبیت را مدیون مزیت های خود است که در ادامه به بیان برخی از مهمترین مزیت های این نرم افزار میپردازیم :

مزایای اکسل
• سهولت در یادگیری
• رابط کاربری ساده و کاربر پسند
• وجود راهنما برای استفاده های پیچیده
• سابقه طولانی مدت و درک نیاز کاربران و افزودن این امکانات به محیط نرم افزار
• توانایی برنامه نویسی بر روی نرم افزار
• امکان تحلیل داده های علمی ، ایجاد نمودن فرم های اتوماتیک ، برنامه ریزی های دقیق و حرفه ای

معایب اکسل

در مقابل اما اکسل نیز مانند هر نرم افزار دیگری دارای نقایص و معایبی است که عبارتند از :
• تغییر در ساختار توابع قبلی و ایجاد شدن توابع جدید .بدین ترتیب تعداد بسیاری تابع تکراری ایجاد گردیده که به منظور سازگاری با ورژن های قدیمی ، لازم به نظر میرسند
• پیچیده بودن برخی توابع و پارامترها
• هنگ نمودن سیستم در هنگام کار با داده های بزرگ که متناقض با ماهیت کاربردی اکسل به منظور کار با جداول بزرگ است
• کامل نبودن تاریخ میلادی و مشکل در هنگام ثبت تاریخ های قدیمی
• مشکل در ثبت تاریخ شال های کبیسه در برخی توابع مربوطه
• مشکل در دقت نمایش اعداد اعشاری
• مشکل در هماهنگ سازی زبان های برنامه نویسی در محیط اکسل
• عدم برخورداری از امنیت از دیگر باگ های بزرگ اکسل است و در صورتیکه اطلاعات شما از دست برود ، مجبور هستید از ابتدا همه چیز را شروع نمایید .بدین منظور لازم است تا فایل پشتیبان را بطور منظم از داده های خود تهیه نمایید
• عدم مناسب سازی اکسل در استفاده در گوشی های تلفن همراه

برای یادگیری حرفه ای نرم افزار اکسل، علاوه بر شرکت در کلاس آموزش icdl ، می توانید در کلاس آموزش اکسل نیز شرکت نمایید و با یادگیری این نرم افزار قدرتمند، توانایی خودتان را در محیط اداری افزایش دهید.