اکسس چیست

اکسس چیست؟ این سوالی است که اکثر دانشجویانی که می خواهند در کلاس آموزش icdl شرکت کنند از ما می پرسند و به دلیل اهمیت موضوع تصمیم بر آن گرفتیم که در این مطلب ، شما را با این نرم افزار کاربردیِ موجود در مجموعه نرم افزاری آفیس آشنا نماییم و به این سئوال پاسخ دهیم که اکسس چیست؟

اکثر مواقع افراد با نرم افزارهای WORD و EXCEL تا حدودی آشنایی دارند اما نرم افزار اکسس به دلیل ماهیت پیچیده خود ، کمتر مورد توجه قرار گرفته است .
نرم افزار اکسس یکی از بهترین نرم افزارهای موجود جهت طبقه بندی و ساماندهی به بانک های اطلاعاتی بسیار بزرگ و پیچیده ای است که سازمان ها ملزم به ذخیره سازی آن هستند .و در صورتیکه این اطلاعات را با استفاده از نرم افزار اکسس بتوانند ساماندهی نمایند ، در آینده به راحتی میتوانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و به روش های گوناگون از آن ها استفاده نموده و یا بین داده های موجود در جداول ، ارتباط برقرار نمایند .

تاریخچه نرم افزار اکسس

در سال 1992 اولین نسخه از نرم افزار اکسس به بازار عرضه شد .در نرم افزار اکسس نیز مانند هر نرم افزار دیگری ، با گذشت زمان ،باگ های نرم افزار و کمبودهای آن بیشتر رفع شده و امکانات بیشتری بدان افزوده میشد .بدین ترتیب در نسخه 2.0 Microsoft Access که در سال 94 عرضه شد قابلیت jet database engine به نرم افزار اضافه گردید که این قابلیت موجب گردید اجرای پرس و جوها بسیار سریعتر صورت پذیرد.
پس از آن در سال 1997 به دلیل گسترش وب ، نسخه دیگری از اکسس عرضه شد که ابزارهایی در ان تعبیه گردید که به راحتی با دنیای وب تعامل برقرار نماید.
نسخه بعدی در سال 2000 عرضه گردید و در این ورژن از نرم افزار اکسس جنبه های برنامه نویسی تقویت شد .در این نسخه jet database engine معرفی گردید .
در نسخه بعدی که در سال 2002 عرضه شد قابلیت Referential integrity معرفی گردید و پس از آن نسخه های 2003 و 2007 به بازار عرضه شدند .
نسخه بعدی در سال 2016 عرضه گردید و در حال حاضر آخرین ورژنی که مورد استفاده قرار میگیرد ، نسخه 2019 این نرم افزار است .

اکسل یا اکسس

همانگونه که در مقاله های قبلی آموزشگاه کامپیوتر پرتو مطرح شد ،در هنگامی که اطلاعات مورد استفاده بسیار زیاد باشند از نرم افزار اکسس استفاده میگردد .زیرا این نرم افزار موجب میگردد تا دسترسی به داده ها سریع بوده ، اطلاعات طبقه بندی و ساماندهی شده ذخیره شوند و در صورت نیاز به ویرایش ، به سادگی بتوان داده ها را مورد ویرایش قرار داد.
البته ممکن است برخی افراد در هنگام کار با داده ها ، نرم افزار اکسل را ترجیح دهند اما پس از مدتی که حجم داده ها حجیم شد ، متوجه خواهند سد که اکسل کاربرد چندانی برایشان نخواهد داشت .مگر اینکه داده ها اندک باشد که در این صورت نرم افزار اکسل برایشان کافی است .( در واقع در صورتیکه داده های مورد ارزیابی شما به عددی در حدود 1000 برسد ف کارایی اکسل کم شده و بهتر است از اکسس استفاده نمایید )
از طرفی ممکن است در هنگام ورود اطلاعات در اکسل ، فیلد یا رکوردهایی را فراموش نموده باشید و ورود اطلاعات آن ها را ناقص انجام داده باشید .در این صورت به مشل برخواهید خورد .این در حالی است که در صورت کار با نرم افزار اکسس ، به محض به یاد اوردن موارد از قلم افتاده ، خواهید توانست این موارد را به جدول اضافه نمایید .
به همان میزان که حجم داده ها بالا میرود ، درصد احتمال خطا نیز افزایش می یابد .اما این احتمال خطا در اکسس بسیار کمتر از اکسل است .به عنوان مثال در هنگام کار با داده های تکراری و ناقص ، در صورتیکه نرم افزار انتخابی شما اکسل باشد ، در دسته بندی اطلاعات با مشکل مواجه خواهید شد اما اکسس تا جای ممکن اسن نواقص را حل خواهد نمود.
در نرم افزار اکسل ، کاربر مجبور است تا داده های خود را در جداول مجزا ذخیره نماید .در این صورت در هنگامی که بخواهید بین داده ها ارتباط برقرار نمایید ، دسترسی به این اطلاعات و ارتباط برقرار کردن بین آن ها شما را با مشکل مواجه خواهد نمود.این در حالی است که یکی از وظایف اصلی اکسس ، ارتباط برقرار نمودن بین جداول مختلف است.

اجزای نرم افزار اکسس

در هنگام استفاده از نرم افزار اکسس به مفاهیمی برخواهید خورد که در ادامه بدان خواهیم پرداخت :
Tables
در نرم افزر اکسس ، جداولی وجود دارند که میتوانید اطلاعات و داده های مورد نظر خودتان را در سطر و ستون های این جداول ذخیره نمایید .سطرها در نرم افزار اکسس رکورد نام دارند و کاربر میتواند اطلاعات مربوط به هر فرد و … را در آن وارد و ذخیره نماید .ستون ها نیز به مشخصه خاصی از رکورد اشاره میکنند که با نام فیلد شناخته میشوند.
Forms
از فرم ها به منظور ورود و نمایش داده ها در جداول استفاده میشود .در واقع فرم ها پنجره هایی هستند که به منظور اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از ایشان مورد استفاده قرار میگیرد.
Macros
ماکروها منجر به انجام عمیات بر روی داده ها با سرعت بالا میگردند .بدین ترتیب که با نوشتن اطلاعات مورد نظر درون رکوردها ، میتوانید اطلاعات را از نرم افزارهای دیتابیسِ دیگر فراخوانی نمایید .علاوه بر این میتوانید اطلاعات مورد نظرتان را با استفاده از این ماکروها به دیگر برنامه های بانک اطلاعاتی ارسال نمایید و بین برنامه ها مبادله انجام دهید .
Queries
کوئری به معنای پرسش است و در هنگامی که کاربر پرس و جویی را انجام دهد ، نرم افزار رکوردهایی که شامل این اطلاعات هستند را مورد بررسی قرار میدهد .با استفاده از این امکان قادر خواهید بود اطلاعات مورد نظرتان را از جدول استخراج نموده و با اعمال نمودن شروطی ، این اطلاعات را به گونه ای که مد نظر دارید مورد استفاده قرار دهید .
Reports
کاربر در برنامه اکسس قادر است نتایج جستجوها و یا عملیاتی که مد نظر دارد را بشکل نمودارها و یا هر شکل دیگری مشاهده نماید .

اگر می خواهید یکبار برای همیشه نرم افزار اکسس را آموزش ببینید ، می توانید در کلاس آموزش اکسس شرکت نمایید.

در صورتیکه اطلاعات شما در برنامه اکسل وارد شده ، نگران نباشید ، شما میتوانید از روش های گوناگون این اطلاعات را به درون برنامه اکسس import یا منتقل نموده و از آن ها استفاده نمایید .بدین ترتیب در وقتتان صرفه جویی نموده اید .

نکته : توجه داشته باشید که در روند آموزش و بکارگیری برنامه ها ، امکاناتی در هر برنامه تعبیه شده که ممکن است در طول کار با نرم افزار هرگز بدان احتیاج پیدا نکرده باشید .بنابراین لازم نیست که در مواجه با نرم افزارها ، از خودتان توقع داشته باشید که به تمامی جوانب ان نرم افزار آشنا بوده و در صورتیکه برخی المان ها را نشناسید ، دچار ترس و یا استرس شوید.بنابراین سعی نمایید در هنگام آموزش و کار با نرم افزارها ، جوانبی از ابزارها را تقویت نمایید که برای شما کاربرد بیشتری دارد .

موارد استفاده از اکسس

نرم افزار اکسس به دلیل ماهیت بسیار کاربردی خود در حوزه ایجاد پایگاه داده ، توانسته محبوبیت زیادی را در این عرصه از آنِ خود نماید .البته یادگیری این نرم افزار به دلیل ماهیت پیچیده آن به اندکی پشت کار نیاز دارد .اما منظور از پایگاه داده چیست و از اکسس در چه موارد استفاده میگردد.در ادامه مطلب به این پرسش ها پاسخ داده ایم …

ایجاد پایگاه داده بسیار بزرگ در اکسس

پایگاه داده چیست؟ به هر بانک اطلاعاتی که شامل اطلاعات و داده های بسیار زیاد باشد ، پایگاه داده و یا دیتا بیس گفته میشود .در صورتیکه داده های شما به چندین هزار برسد ، چاره ای جز کار کردن با نرم افزار اکسس نخواهید داشت .اگرچه میتوانید از نرم افزار اکسل نیز بهره ببرید اما به دلایلی که پیش تر بدان اشاره نمودیم ، بهتر است از همان ابتدای کار ، اکسس را برای ورود اطلاعات و استفاده از آن انتخاب نمایید .
ارجحیت اکسس بر اکسل به دلایل زیر ، ثابت شده است :
• در هنگامی که داده های بسیار زیاد باشند ، احتمال خطا بالا میرود که اکسس قابلیت کنترل داده ها و کم نمودن خطا را دارد
• در پایگاه داده ، نیاز به برقراری ارتباط بین داده ها و گرفتن نتیجه داریم که این امر فقط با استفاده از نرک افزار اکسس محقق خواهد شد
• در هنگامی که بخواهید داده ای را در بین پایگاه داده جستجو نمایید ، این موضوع با دقت بسیار بالایی در اکسس اتفاق می افتد

استفاده از اکسس در ایجاد پایگاه داده با چندین جدول

ممکن است اطلاعات مورد نظر شما 100ها پرونده و صدها هزار رکورد و یا تعداد بیشتری از این مقادیر را در بر داشته باشد .در صورتیکه نیاز به جداول جداگانه ای در پایگاه داده خود باشید و نیاز دارید بین این جداول ارتباط برقرار نمایید ، لازم است از برنامه اکسس استفاده نمایید.
به عنوان مثال ممکن است جداولی شامل اطلاعات دانشجویان مانند اطلاعات شناسنامه ای آن ها داشته باشید و در جدولی دیگر اطلاعات شغلی وی مانند میزان حقوق و … وارد شده باشد .حال لازم دارید به دانشجویانی که میزان دریافتی ایشان کمتر از مبلغی معین است ، وام دانشجویی پرداخته شود .این امر مستلزم ارتباط برقرار نمودن ارتباط بین دو جدول است که با استفاده از نرم افزار اکسس میتوان این ارتباط را بوجود آورد و نتیجه را استخراج نمود.

نتیجه گیری

اکسس یکی از قدرتمند ترین برنامه ها در حوزه پایگاه داده و ورود و ذخیره داده های بسیار حجیم و پیچیده است و به دلیل قدرت بالای خود در زمینه انجام عملیات بر روی این داده ها است که توانسته در بین کاربران محبوبیت زیادی را در بین سایر برنامه های پایگاه داده ای ، از آن خود نماید .یادگیری این نرم افزار نیز به تبع ماهیت پیچیده ای که دارد مستلزم پشتکار و تلاش بیشتری است .لذا شما میتوانید با شرکت در دوره های آموزشی ICDL به این مهارت از مجموعه نرم افزارهای آفیس تسلط پیدا نموده و در امور خود از آن استفاده نمایید .