اکسس چیست

اکسس چیست؟ این سوالی است که اکثر دانشجویانی که می خواهند در کلاس آموزش icdl شرکت کنند از ما می پرسند و به دلیل اهمیت موضوع تصمیم بر آن گرفتیم که در این مطلب ، شما را با این نرم افزار کاربردیِ موجود در مجموعه نرم افزاری آفیس آشنا نماییم و به این سئوال پاسخ دهیم که اکسس چیست؟

اکثر مواقع افراد با نرم افزارهای WORD و EXCEL تا حدودی آشنایی دارند اما نرم افزار اکسس به دلیل ماهیت پیچیده خود ، کمتر مورد توجه قرار گرفته است .
نرم افزار اکسس یکی از بهترین نرم افزارهای موجود جهت طبقه بندی و ساماندهی به بانک های اطلاعاتی بسیار بزرگ و پیچیده ای است که سازمان ها ملزم به ذخیره سازی آن هستند .و در صورتیکه این اطلاعات را با استفاده از نرم افزار اکسس بتوانند ساماندهی نمایند ، در آینده به راحتی میتوانند به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و به روش های گوناگون از آن ها استفاده نموده و یا بین داده های موجود در جداول ، ارتباط برقرار نمایند .

تاریخچه نرم افزار اکسس

در سال 1992 اولین نسخه از نرم افزار اکسس به بازار عرضه شد .در نرم افزار اکسس نیز مانند هر نرم افزار دیگری ، با گذشت زمان ،باگ های نرم افزار و کمبودهای آن بیشتر رفع شده و امکانات بیشتری بدان افزوده میشد .بدین ترتیب در نسخه 2.0 Microsoft Access که در سال 94 عرضه شد قابلیت jet database engine به نرم افزار اضافه گردید که این قابلیت موجب گردید اجرای پرس و جوها بسیار سریعتر صورت پذیرد.
پس از آن در سال 1997 به دلیل گسترش وب ، نسخه دیگری از اکسس عرضه شد که ابزارهایی در ان تعبیه گردید که به راحتی با دنیای وب تعامل برقرار نماید.
نسخه بعدی در سال 2000 عرضه گردید و در این ورژن از نرم افزار اکسس جنبه های برنامه نویسی تقویت شد .در این نسخه jet database engine معرفی گردید .
در نسخه بعدی که در سال 2002 عرضه شد قابلیت Referential integrity معرفی گردید و پس از آن نسخه های 2003 و 2007 به بازار عرضه شدند .
نسخه بعدی در سال 2016 عرضه گردید و در حال حاضر آخرین ورژنی که مورد استفاده قرار میگیرد ، نسخه 2019 این نرم افزار است .

اکسل یا اکسس

مقایسه اکسل و اکسس: کدام را یاد بگیریم و کدام مفیدتر است؟
اگر قصد دارید بین یادگیری مایکروسافت اکسل (Excel) و مایکروسافت اکسس (Access) یکی را انتخاب کنید، انتخاب مناسب به نیازها، اهداف و نوع فعالیت شما بستگی دارد. اما این دو نرم افزار چه تفاوتی با یکدیگر دارند و انتخاب کدام یک، بر دیگری ارجحیت دارد؟

تفاوت‌های اصلی بین اکسل و اکسس
نوع نرم‌افزار و کاربرد اصلی
مایکروسافت اکسل: یک نرم‌افزار صفحه‌ گسترده (Spreadsheet) است که برای تحلیل داده‌ها، انجام محاسبات، ایجاد نمودارها و مدیریت داده‌های کوچک تا متوسط طراحی شده است. این ابزار برای فعالیت‌ هایی مانند بودجه‌ بندی، تحلیل مالی، گزارش‌ گیری و مدیریت داده‌ های ساده بسیار مناسب است.

مایکروسافت اکسس: یک سیستم مدیریت پایگاه داده (Database Management System) است که برای ذخیره‌ سازی، سازمان‌ دهی و مدیریت حجم بالای داده‌ها به‌ صورت ساختارمند استفاده می‌شود. اکسس برای ایجاد پایگاه‌ های داده پیچیده، مدیریت روابط بین داده‌ ها و اجرای پرس‌ و جوهای (Queries) پیشرفته کاربرد دارد.

ساختار ذخیره‌ سازی داده‌ها
اکسل: داده‌ها را در قالب جداول د بعدی (ستون‌ ها و ردیف‌ ها) ذخیره می‌کند. این ساختار برای تحلیل داده‌ های تخت (Flat Data) و پروژه‌ های کوچک تا متوسط مناسب است.

اکسس: داده‌ ها را در جدول‌ های مرتبط (Relational Database) ذخیره می‌کند. این امکان را فراهم می‌کند تا چندین جدول با روابط مشخص به یکدیگر متصل شوند و مدیریت داده‌های پیچیده‌تر به‌راحتی انجام شود.

ظرفیت مدیریت داده‌ها
اکسل: برای مدیریت داده‌های کوچک تا متوسط (تا چند ده هزار ردیف) مناسب است. با افزایش حجم داده‌ها، عملکرد اکسل ممکن است کند شود.

اکسس: برای مدیریت حجم بالای داده‌ها طراحی شده و می‌ تواند پایگاه‌ های داده بزرگ را با کارایی بالا مدیریت کند.

قابلیت‌ های تحلیل و گزارش‌ گیری
اکسل: ابزار های قدرتمندی برای تحلیل داده‌ها، مانند توابع ریاضی، Pivot Table، نمودارها و ابزارهای آماری ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار برای تحلیل‌های سریع و بصری‌سازی داده‌ها بسیار مناسب است.

اکسس: تمرکز اصلی آن بر مدیریت و سازمان‌ دهی داده‌ هاست، اما با استفاده از پرس‌ و جوها و گزارش‌ های سفارشی نیز می‌توان تحلیل‌های پیشرفته‌ای انجام داد.

یادگیری و کاربری
اکسل: رابط کاربری ساده‌تری دارد و یادگیری آن برای مبتدیان راحت‌تر است. بسیاری از کاربران با اصول اولیه اکسل آشنا هستند.

اکسس: به دلیل پیچیدگی‌ های پایگاه داده، یادگیری آن ممکن است زمان‌ برتر باشد و نیاز به درک مفاهیم پایگاه داده رابطه‌ای دارد.

کاربردهای اکسل و اکسس
کاربردهای اکسل:
مدیریت بودجه و هزینه‌ها

تحلیل داده‌های مالی و آماری

ایجاد داشبوردهای مدیریتی و نمودارهای بصری

مدیریت لیست‌های ساده مانند لیست مشتریان یا موجودی انبار

مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک و تحلیل‌های روزمره

کاربردهای اکسس:
مدیریت پایگاه‌های داده پیچیده مانند سیستم‌های مدیریت مشتریان (CRM)

ایجاد سیستم‌های مدیریت موجودی یا سفارشات

مدیریت داده‌های سازمانی با روابط پیچیده

مناسب برای سازمان‌های بزرگ یا پروژه‌هایی با حجم داده بالا

کدام نرم‌افزار مفیدتر است؟
انتخاب بین اکسل و اکسس به نیازهای شما بستگی دارد:
اکسل را انتخاب کنید اگر:
با داده‌های کوچک یا متوسط کار می‌کنید.

به تحلیل سریع داده‌ها، محاسبات یا بصری‌سازی نیاز دارید.

به دنبال ابزاری با یادگیری آسان و کاربرد گسترده هستید.

در زمینه‌هایی مانند حسابداری، مدیریت پروژه یا تحلیل‌های مالی فعالیت می‌کنید.

اکسس را انتخاب کنید اگر:
با حجم بالای داده‌ها یا داده‌های پیچیده سروکار دارید.

نیاز به مدیریت روابط بین داده‌ها (مانند ارتباط بین مشتریان و سفارشات) دارید.

در سازمانی کار می‌کنید که نیاز به پایگاه داده متمرکز و قابل‌اعتماد دارد.

به دنبال اتوماسیون فرآیندهای داده‌محور هستید.

توصیه برای یادگیری
برای مبتدیان: پیشنهاد می‌شود ابتدا اکسل را یاد بگیرید، زیرا کاربرد گسترده‌ تری دارد و در اکثر مشاغل مورد نیاز است. اکسل همچنین یادگیری آسان‌ تری دارد و می‌تواند به‌ عنوان پایه‌ای برای درک مفاهیم داده‌ای عمل کند. بدین منظور میتوانید در کلاس آموزش اکسل ثبت نام نموده و از مزایای بی نظیر این نرم افزار کاربردی بهره مند گردید.

برای حرفه‌ای‌ها: اگر در حوزه مدیریت داده‌های پیچیده، توسعه پایگاه داده یا تحلیل‌های سازمانی فعالیت می‌کنید، یادگیری اکسس ارزشمند خواهد بود. بدین منظور میتوانید در کلاس آموزش اکسس ثبت نام نموده و آن را به شکلی کاربردی و با روان ترین متد تدریس که در پرتو بکار گرفته ایم آشنا گردید.

ترکیب هر دو: در بسیاری از موارد، اکسل و اکسس مکمل یکدیگر هستند. اکسل برای تحلیل و اکسس برای مدیریت داده‌های بزرگ استفاده می‌شود. یادگیری هر دو می‌تواند شما را به یک متخصص داده چندمنظوره تبدیل کند

اجزای نرم افزار اکسس

در هنگام استفاده از نرم افزار اکسس به مفاهیمی برخواهید خورد که در ادامه بدان خواهیم پرداخت :
Tables
در نرم افزر اکسس ، جداولی وجود دارند که میتوانید اطلاعات و داده های مورد نظر خودتان را در سطر و ستون های این جداول ذخیره نمایید .سطرها در نرم افزار اکسس رکورد نام دارند و کاربر میتواند اطلاعات مربوط به هر فرد و … را در آن وارد و ذخیره نماید .ستون ها نیز به مشخصه خاصی از رکورد اشاره میکنند که با نام فیلد شناخته میشوند.
Forms
از فرم ها به منظور ورود و نمایش داده ها در جداول استفاده میشود .در واقع فرم ها پنجره هایی هستند که به منظور اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از ایشان مورد استفاده قرار میگیرد.
Macros
ماکروها منجر به انجام عمیات بر روی داده ها با سرعت بالا میگردند .بدین ترتیب که با نوشتن اطلاعات مورد نظر درون رکوردها ، میتوانید اطلاعات را از نرم افزارهای دیتابیسِ دیگر فراخوانی نمایید .علاوه بر این میتوانید اطلاعات مورد نظرتان را با استفاده از این ماکروها به دیگر برنامه های بانک اطلاعاتی ارسال نمایید و بین برنامه ها مبادله انجام دهید .
Queries
کوئری به معنای پرسش است و در هنگامی که کاربر پرس و جویی را انجام دهد ، نرم افزار رکوردهایی که شامل این اطلاعات هستند را مورد بررسی قرار میدهد .با استفاده از این امکان قادر خواهید بود اطلاعات مورد نظرتان را از جدول استخراج نموده و با اعمال نمودن شروطی ، این اطلاعات را به گونه ای که مد نظر دارید مورد استفاده قرار دهید .
Reports
کاربر در برنامه اکسس قادر است نتایج جستجوها و یا عملیاتی که مد نظر دارد را بشکل نمودارها و یا هر شکل دیگری مشاهده نماید .

اگر می خواهید یکبار برای همیشه نرم افزار اکسس را آموزش ببینید ، می توانید در کلاس آموزش اکسس شرکت نمایید.

در صورتیکه اطلاعات شما در برنامه اکسل وارد شده ، نگران نباشید ، شما میتوانید از روش های گوناگون این اطلاعات را به درون برنامه اکسس import یا منتقل نموده و از آن ها استفاده نمایید .بدین ترتیب در وقتتان صرفه جویی نموده اید .

نکته : توجه داشته باشید که در روند آموزش و بکارگیری برنامه ها ، امکاناتی در هر برنامه تعبیه شده که ممکن است در طول کار با نرم افزار هرگز بدان احتیاج پیدا نکرده باشید .بنابراین لازم نیست که در مواجه با نرم افزارها ، از خودتان توقع داشته باشید که به تمامی جوانب ان نرم افزار آشنا بوده و در صورتیکه برخی المان ها را نشناسید ، دچار ترس و یا استرس شوید.بنابراین سعی نمایید در هنگام آموزش و کار با نرم افزارها ، جوانبی از ابزارها را تقویت نمایید که برای شما کاربرد بیشتری دارد .

موارد استفاده از اکسس

نرم افزار اکسس به دلیل ماهیت بسیار کاربردی خود در حوزه ایجاد پایگاه داده ، توانسته محبوبیت زیادی را در این عرصه از آنِ خود نماید .البته یادگیری این نرم افزار به دلیل ماهیت پیچیده آن به اندکی پشت کار نیاز دارد .اما منظور از پایگاه داده چیست و از اکسس در چه موارد استفاده میگردد.در ادامه مطلب به این پرسش ها پاسخ داده ایم …

ایجاد پایگاه داده بسیار بزرگ در اکسس

پایگاه داده چیست؟ به هر بانک اطلاعاتی که شامل اطلاعات و داده های بسیار زیاد باشد ، پایگاه داده و یا دیتا بیس گفته میشود .در صورتیکه داده های شما به چندین هزار برسد ، چاره ای جز کار کردن با نرم افزار اکسس نخواهید داشت .اگرچه میتوانید از نرم افزار اکسل نیز بهره ببرید اما به دلایلی که پیش تر بدان اشاره نمودیم ، بهتر است از همان ابتدای کار ، اکسس را برای ورود اطلاعات و استفاده از آن انتخاب نمایید .
ارجحیت اکسس بر اکسل به دلایل زیر ، ثابت شده است :
• در هنگامی که داده های بسیار زیاد باشند ، احتمال خطا بالا میرود که اکسس قابلیت کنترل داده ها و کم نمودن خطا را دارد
• در پایگاه داده ، نیاز به برقراری ارتباط بین داده ها و گرفتن نتیجه داریم که این امر فقط با استفاده از نرک افزار اکسس محقق خواهد شد
• در هنگامی که بخواهید داده ای را در بین پایگاه داده جستجو نمایید ، این موضوع با دقت بسیار بالایی در اکسس اتفاق می افتد

استفاده از اکسس در ایجاد پایگاه داده با چندین جدول

ممکن است اطلاعات مورد نظر شما 100ها پرونده و صدها هزار رکورد و یا تعداد بیشتری از این مقادیر را در بر داشته باشد .در صورتیکه نیاز به جداول جداگانه ای در پایگاه داده خود باشید و نیاز دارید بین این جداول ارتباط برقرار نمایید ، لازم است از برنامه اکسس استفاده نمایید.
به عنوان مثال ممکن است جداولی شامل اطلاعات دانشجویان مانند اطلاعات شناسنامه ای آن ها داشته باشید و در جدولی دیگر اطلاعات شغلی وی مانند میزان حقوق و … وارد شده باشد .حال لازم دارید به دانشجویانی که میزان دریافتی ایشان کمتر از مبلغی معین است ، وام دانشجویی پرداخته شود .این امر مستلزم ارتباط برقرار نمودن ارتباط بین دو جدول است که با استفاده از نرم افزار اکسس میتوان این ارتباط را بوجود آورد و نتیجه را استخراج نمود.

نتیجه گیری

اکسس یکی از قدرتمند ترین برنامه ها در حوزه پایگاه داده و ورود و ذخیره داده های بسیار حجیم و پیچیده است و به دلیل قدرت بالای خود در زمینه انجام عملیات بر روی این داده ها است که توانسته در بین کاربران محبوبیت زیادی را در بین سایر برنامه های پایگاه داده ای ، از آن خود نماید .یادگیری این نرم افزار نیز به تبع ماهیت پیچیده ای که دارد مستلزم پشتکار و تلاش بیشتری است .لذا شما میتوانید با شرکت در دوره های آموزشی ICDL به این مهارت از مجموعه نرم افزارهای آفیس تسلط پیدا نموده و در امور خود از آن استفاده نمایید .