اوت لوک چیست
اوت لوک چیست ؟ اوت لوک یکی از نرم افزارهای موجود در پکیج Office است که در آموزشگاه کامپیوتر پرتو بطور حرفه ای مورد تدریس قرار میگیرد. اوت لوک به منظور مدیریت اطلاعات شخصی و از سوی شرکت مایکروسافت مورد عرضه واقع گردید .
نکته مهم در مورد نرم افزار اوت لوک این است که این نرم افزار در دو نسخه مورد استفاده قرار میگیرد.نسخه اول آن که با نام Outlook Express در هنگام نصب ویندوز بر روی سیستم شما بطور پیش فرض نصب میگردد و نسخه دوم که در پکیج Office بوده و در هنگام نصب این پکیج نرم افزاری و یا به تنهایی بر روی سیستم نصب میگردد و با نام Microsoft Outlook بر روی سیستم به نمایش در می آید.بنابراین نباید این دو نسخه از اوت لوک را با یکدیگر اشتباه بگیرید زیرا Out Look Express یکی از برنامه های رایگان است که تا پیش از ویندوز 7 به منظور ارسال ایمیل از آن استفاده میشد .
از دیگر سرویس هایی که توسط شرکت مایکروسافت عرضه شد Outlook.com است که این سرویس بشکل رایگان و تحت وب خدمت ارائه میدهد واین در حالی است که برای استفاده از امکانات پکیج نرم افزاری Office دسکتاپ باید هزینه پرداخت گردد و پس از خرید لایسنس نرم افزار ها ، کاربر مجاز به استفاده از نرم افزار خواهد بود.
در ادامه به بررسی بیشتر نرم افزار اوت لوک خواهیم پرداخت.با ادامه مطلب همراه ما باشید و متوجه می شویم که اوت لوک چیست.
مدیریت ایمیل ، یکی از مهمترین وظایف نرم افزار اوت لوک است و این نرم افزار ، کاربر را در ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی یا ایمیل یاری مینماید .اما این تنها وظیفه نرم افزار اوت لوک نیست و از دیگر وظایف اوت لوک میتوان به داشتن تقویم کاری ، مدیریت فعالیت ها ، یادداشت برداری ، مرورگر وب ، مدیریت تماس ها و یا حتی کار در حالت آفلاین نیز اشاره کرد.
علاوه بر این میتوان نرم افزار اوت لوک را با دیگر نرم افزارها مانند Microsoft SharePoint Server و یا Microsoft Exchange Server به منظور انجام امور پیشرفته تری چون ارسال و دریافت ایمیل های داخلی یک سازمان ، تنظیم نمودن تقویم و یا جلسات کاری ، به اشتراک گذاری فایل ها و لیست شیرپوینت ها ، ادغام نمود .
شاید بپرسید که با وجود تلفن های همراهی که همواره با ما هستند و با وجود اینکه نرم افزار اوت لوک تنها بر روی سیستم کامپیوتری ما نصب است ، دیگر چه لزومی به استفاده از اوت لوک است ؟!باید گفت که نرم افزار اوت لوک این قابلیت را دارد که بر روی گوشی های تلفن همراه سینک شود و تنظیمات مورد نظرتان را در اختیار شما قرار دهد .بنابراین دیگر جای نگرانی نیست زیرا داده ها همگام سازی شده اند.
از دیگر کاربردهای برنامه اوت لوک میتوان به ادغام نمودن آن با Microsoft Visual Studio به منظور سفارشی کردن و توسعه دادن دیگر برنامه ها و ابزارهای پکیج آفیس اشاره نمود.
کاربرد نرم افزار اوت لوک
بطور کلی کاربردهای زیر برای نرم افزار اوت لوک متصور است :
- امکان دسته بندی منظم ایمیل های دریافتی
- امکان مدیریت ایمیل های شخصی
- امکان مدیریت متون ثبت شده در نوت
- امکان ارسال عکس و فیلم در قالب ایمیل
- امکان مدیریت تماس های ورودی و خروجی و مدیریت و ویرایش مخاطبین در لیست کانتکت
- تقویم
- امکان استفاده از چندین ایمیل بطور همزمان
- امکان شناسایی ایمیل هایی که حاوی بدافزار هستند
- امکان مدیریت برنامه ها ، جلسات و …
- امکان به اشتراک گذاری مطالب و اطلاعات
- امکان استفاده از تم ها و طرح های متعدد به منظور ساخت محیط کاربری زیباتر
- امکان جستجوی سریع
- امکان سفارشی سازی و توسعه برنامه های کاربردی با استفاده از Visual Stadio
- و …
مزایای نرم افزار اوت لوک
برای نرم افزار اوت لوک مزایایی متصور است که عبارتند از:
1 – مدیریت حرفه‌ای ایمیل
سازماندهی ایمیل‌ها: اوت‌لوک امکان سازماندهی ایمیل‌ها با استفاده از پوشه‌ها، دسته‌بندی‌ها، و قوانین (Rules) خودکار را فراهم می‌کند. میتوانید ایمیل‌ها را بر اساس اولویت، فرستنده یا موضوع مرتب کنید.
جستجوی پیشرفته: قابلیت جستجوی سریع با استفاده از کلمات کلیدی، امکان یافتن ایمیل‌ها، مخاطبین یا رویدادهای تقویم را به‌راحتی فراهم می‌کند
فیلترهای ضد هرزنامه: اوت‌لوک از فیلترهای قوی برای شناسایی و جداسازی ایمیل‌های هرزنامه (Spam) و فیشینگ استفاده می‌کند و امنیت ایمیل‌ها را افزایش میدهد.
یادآوری پیوست: اگر در متن ایمیل به کلمه “پیوست” اشاره کنید اما فایلی ضمیمه نکرده باشید، اوت‌لوک به شما هشدار میدهد.
2 – تقویم یکپارچه و مدیریت برنامه‌ریزی
تقویم اشتراکی: امکان اشتراک‌گذاری تقویم با همکاران یا مشتریان برای هماهنگی جلسات و برنامه‌ها وجود دارد. میتوانید قرارهای ملاقات را ایجاد، ویرایش یا مدیریت کنید.
یادآوری خودکار: اوت‌لوک رویدادهای مهم مانند جلسات، پروازها یا رزروها را به‌صورت خودکار به تقویم اضافه می‌کند و اعلان‌هایی برای یادآوری ارائه میدهد.
همگام‌سازی با دستگاه‌های مختلف: تقویم اوت‌لوک با موبایل و دسکتاپ همگام‌سازی می‌شود و امکان دسترسی به برنامه‌ها در هر زمان و مکان را فراهم می‌کند.
3 – یکپارچگی با ابزارهای مایکروسافت
ادغام با مایکروسافت 365: اوت‌لوک به‌خوبی با ابزارهایی مانند Teams، OneDrive، SharePoint، Word و Excel ادغام می‌شود و همکاری تیمی را آسان‌تر می‌کند.
پشتیبانی از Microsoft Exchange: برای محیط‌های سازمانی، اوت‌لوک با Exchange هماهنگی کامل دارد و امکان مدیریت ایمیل‌ها، تقویم‌ها و مخاطبین را به‌صورت متمرکز فراهم می‌کند.
کوپایلت (Copilot): در نسخه‌های جدید، قابلیت‌های هوش مصنوعی مانند خلاصه‌سازی ایمیل‌ها، پیشنهاد پاسخ و تنظیم قرار ملاقات از طریق Copilot ارائه می‌شود.
4 – پشتیبانی از چندین حساب ایمیل
مدیریت چند حساب: اوت‌لوک امکان افزودن و مدیریت چندین حساب ایمیل (مانند Gmail، Yahoo، یا حساب‌های IMAP/POP3) را در یک مکان فراهم می‌کند. میتوانید همه حساب‌ها را در یک پوشه یا به‌صورت جداگانه مدیریت کنید.
پیکربندی آسان: راه‌اندازی حساب‌های ایمیل با پروتکل‌های مختلف در اوت‌لوک ساده است و نیازی به دانش فنی پیچیده ندارد.
5 – امنیت بالا
رمزنگاری ایمیل: اوت‌لوک از رمزنگاری TLS برای انتقال ایمیل‌ها پشتیبانی می‌کند و امکان رمزنگاری پیشرفته‌تر برای حساب‌های سازمانی با Microsoft 365 فراهم است.
محافظت در برابر تهدیدات: این نرم‌افزار ایمیل‌های مشکوک را اسکن می‌کند و از دریافت فایل‌های مخرب یا لینک‌های فیشینگ جلوگیری می‌کند.
پشتیبانی از HIPAA: برای کسب‌وکارهایی که نیاز به رعایت استانداردهای امنیتی مانند HIPAA دارند، اوت‌لوک گزینه‌های سازگار ارائه میدهد.
6 – پشتیبانی چندپلتفرمی
دسترسی در همه دستگاه‌ها: اوت‌لوک در نسخه‌های دسکتاپ (ویندوز و مک)، وب (Outlook.com) و اپلیکیشن موبایل (iOS و Android) در دسترس است و امکان همگام‌سازی داده‌ها را فراهم می‌کند.
ذخیره‌سازی آفلاین: ایمیل‌ها به‌صورت محلی ذخیره می‌شوند، بنابراین حتی بدون اتصال به اینترنت میتوانید به آنها دسترسی داشته باشید.
7 – افزایش بهره‌وری
میانبرهای کیبورد: اوت‌لوک از میانبرهای کیبورد برای انجام سریع‌تر وظایف مانند ارسال، پاسخ یا جابه‌جایی بین پوشه‌ها پشتیبانی می‌کند.
مدیریت وظایف و یادداشت‌ها: امکان ایجاد وظایف، یادداشت‌های مجازی و مدیریت مخاطبین در کنار ایمیل‌ها، بهره‌وری را افزایش میدهد.
ویژگی‌های هوشمند: ابزارهایی مانند “Focused Inbox” برای اولویت‌بندی ایمیل‌های مهم و “Clean Up” برای حذف ایمیل‌های تکراری به مدیریت بهتر صندوق ورودی کمک می‌کنند.
8 – رابط کاربری آشنا و کاربرپسند
آشنایی با رابط کاربری: به دلیل یکپارچگی با مجموعه آفیس، رابط کاربری اوت‌لوک برای کاربرانی که با محصولات مایکروسافت کار کرده‌اند، آشنا و آسان است و نیاز به آموزش طولانی را کاهش میدهد.
قابلیت‌های سفارشی‌سازی: میتوانید ظاهر و عملکرد اوت‌لوک را با استفاده از دسته‌بندی‌ها، رنگ‌ها و تنظیمات شخصی‌سازی کنید.
9 – پشتیبانی از افزونه‌های شخص ثالث
اوت‌لوک امکان ادغام با برنامه‌های شخص ثالث مانند Skype، ACT یا ابزارهای مدیریت پروژه را فراهم می‌کند که قابلیت‌های آن را گسترش میدهد.
10 – ویژگی‌های خاص برای کسب‌وکارها
رأی‌گیری و فرم‌ها: اوت‌لوک امکان ایجاد نظرسنجی‌های ساده یا فرم‌هایی برای درخواست‌هایی مانند مرخصی را دارد که به‌صورت خودکار به مسئول مربوطه ارسال می‌شود.
Microsoft Bookings: این قابلیت به مشتریان اجازه میدهد تا به‌راحتی از طریق وب‌سایت شما قرار ملاقات رزرو کنند و این قرارها به‌طور خودکار با تقویم شما همگام شوند.
معایب نرم افزار اوت لوک
پیچیدگی رابط کاربری برای کاربران جدید: یادگیری قابلیت‌های متعدد برای مبتدیان دشوار است. این معضل جای نگرانی نداشته چرا که میتوانید با شرکت در کلاس آموزش کامپیوتر در پرتو، نسبت به آموزش صفر تا صد این نرم افزار کاربردی اقدام نمایید.
وابستگی به اکوسیستم مایکروسافت: عملکرد بهینه نیازمند استفاده از ابزارهای مایکروسافت 365 است.
مصرف منابع سیستمی بالا: نسخه دسکتاپ ممکن است روی سیستم‌های ضعیف کند عمل کند.
هزینه اشتراک برای قابلیت‌های پیشرفته: برخی ویژگی‌ها تنها با اشتراک پولی Microsoft 365 در دسترس هستند.
مشکلات همگام‌سازی گاه‌به‌گاه: گاهی اوقات ایمیل‌ها یا تقویم‌ها با تأخیر همگام می‌شوند.
فیلترهای هرزنامه ناکارآمد در موارد خاص: ممکن است ایمیل‌های مهم به اشتباه به پوشه اسپم بروند.
رابط وب محدودتر از نسخه دسکتاپ: قابلیت‌های نسخه وب نسبت به اپلیکیشن کامل نیست.
حجم بالای آپدیت‌ها: آپدیت‌های مکرر ممکن است فضای ذخیره‌سازی را اشغال کنند.
عدم انعطاف‌پذیری در شخصی‌سازی ظاهر: گزینه‌های سفارشی‌سازی رابط کاربری محدود هستند.
نیاز به اتصال اینترنت برای برخی ویژگی‌ها: بدون اینترنت، دسترسی به برخی ابزارها مختل می‌شود
تفاوت نرم افزار outlook express و Microsoft Outlook
| Outlook Express | Microsoft Outlook | |
| نوع کاربر | کاربر خانگی | کاربر سازمانی یا اداری |
| TASK List | ندارد | دارد |
| (automatic backup)نسخه پشتیبان خودکار | ندارد | دارد |
| تقویم | ندارد | دارد |
| وضع قوانین | تنها برای ایمیل های دریافتی | برای ایمیل های دریافتی و ارسالی |
| فرمت فایل ها | .dbx | .psd |
| قابل توسعه با برنامه نویسی VBA | ندارد | دارد |
| ویژگی مدیریت ایمیل های junk | ندارد | دارد |
| پشتیبانی پروتکل ها | SMTP,POP3,IMAP, and HTTP,LDAP,MHTM, HTML,S/MIME,NNTP | SMTP,POP3,IMAP4,HTTP, MAPI,LDAP,MHTML, NNTP,MIME,S/MIME, vCalendar,vCard,iCalendar, HTML mail و ساپورت کامل برای |
| سازگار با ویندوز و IE | خیر | بله |
| قابل نصب روی | ویندوز 7 به بعد | ویندوز xp |
نرم افزار اوت لوک توانسته پاسخگوی نیاز تمامی افراد در هر سطح کاربری باشد .این سطح کاربری از کاربران خانگی تا کارمندان اداری را در برمیگیرد . کارمندان آموزشگاه کامپیوتر پرتو، برای ارسال و دریافت ایمیل از این نرم افزار قدرتمند استفاده می کنند.
در استفاده های سطحی تر مانند استفاده های خانگی، کاربر میتواند از نسخه OutLook Express استفاده نماید که امکان دریافت خودکار ایمیل ، درفترچه آدرس ایمیل ، دسترسی به اطلاعات شخصی افراد برخوردار است.علاوه بر این میتواند از چندین آدرس ایمیل ، با اعمال قوانین متفاوت استفاده نماید .همچنین در اوت لوک اکسپرس تم های مختلفی برای مناسبت های مختلف وجود دارد که برای زیبایی هرچه بیشتر فضای کاربری میتوان از آن ها استفاده نمود.
اما نسخه دیگر اوت لوک یعنی نسخه مایکروسافت آن که در پکیج Office موجود است مناسب استفاده های حرفه ای تر و به منظور استفاده در ادارات طراحی شده است .در این نسخه از نرم افزار ،کاربر قادر است تماس های خود را مدیریت نموده و اطلاعات خود را سازماندهی نماید .همچنین از دیگر امکانات آن میتوان به تقویم اشاره نمود.علاوه بر این میتوانید صندوق پستی خود را بنابر نیاز خود فیلتر گذاری نموده و ایمیل هایتان را مدیریت نمایید .
آیا برای استفاده از برنامه اوت لوک نیاز به اتصال به اینترنت داریم؟
در صورتیکه نیاز دارید تا ایمیل های جدید را دریافت نمایید ، اتصال به اینترنت الزامی است .اما در صورتیکه بخواهید ایمیل های دریافت شده را بخوانید و یا ایمیلی جدید را بنویسید ، میتوانید بشکل آفلاین از نرم افزار استفاده نمایید .
آیا با استفاده از نرم افزار اوت لوک تنها دمیتوان ایمیل دریافت نمود؟
خیر .استفاده از نرم افزار اوت لوک میتوان به منظور دریافت و ارسال ایمیل استفاده نمود .اما توجه داشته باشید که به منظور دریافت و یا ارسال ایمیل های جدید ، لازم است تا به اینترنت دسترسی داشته باشید .
آیا امنیت نرم افزار اوت لوک تضمین شده است؟
در هر نرم افزاری باگ و حفره های امنیتی وجود دارد که با به روز رسانی های به موقع میتوانید از نفوذ هکر ها و بروز مشکلات نرم افزاری جلوگیری به عمل آورید .
آیا نرم افزار اوت لوک رایگان است ؟
نرم افزار اوت لوک دو نسخه دارد که یکی از آن ها در هنگام نصب ویندوز بر روی سیستم نصب میگردد و نیازی به پرداخت هیچگونه مبلغی نیست .نسخه دیگر اما اوت لوک مایکروسافت است که در پکیج آفیس موجود است و استفاده از آن مستلزم خریداری این مجموعه است .هرچند کاربرد این دو نسخه با یکدیگریکسان است و تنها در موارد اندکی با یکدیگر تفاوت دارند .
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید ؟در گفتگو ها شرکت کنید!