اکسل بهتر است یا اکسس ؟

اکسل بهتر است یا اکسس ؟ این سوالی است که بسیاری از مراجعه کنندگان به آموزشگاه کامپیوتر پرتو در هنگام ثبت نام از ما میپرسند! اما شاید برای بسیاری از افراد که با مهارت های ICDL آشنایی دارند، سوالی خنده دار بیاید و مانند این است که بخواهیم تراکتور را با ماشین سم پاش مقایسه کنیم! چرا که ماهیت کاربردی این دو نرم افزار کاملا با یکدیگر متفاوت است و هیچکدام قادر نستند که ابعاد کاربری یکدیگر را تحت پوشش قرار دهند و درست به همین دلیل است که شرکت ها نرم افزارهای مختلف را طراحی میکنند.قبل از پاسخ به این سئوال، اگر نمی دانید ICDL چیست؟ این مقاله را مطالعه کنید در واقع تنها شباهت این دو نرم افزار، تلفظ شبیه به هم یکدگیر است! اما به منظور پاسخ بدین سوال، لازم است تا با کاربردهای کلی این دو نرم افزار آشنا گردید. در ادامه به بررسی بیشتر نرم افزار اکسل و اکسس خواهیم پرداخت.

مجموعه نرم افزارهای آفیس ، همانگونه که از نام آن نیز پیداست، متشکل از نرم افزارهای اداری پرکاربردی است که در اکثر ادارات و حتی استفاده های خانگی از آن بهره میبرند. به طوریکه یکی از مهمترین مجموعه نرم افزارهایی که پس از نصب ویندوز بر روی سیستم های کامپیوتری نصب میگردد، نرم افزار آفیس است! در واقع میتوان اینگونه عنوان کرد که پس از اینکه یک کامپیوتر در اختیار کارمندی ساده قرار گرفت، تنها به نرم افزارهای آفیس نیاز دارد و بس! بله درست خواندید! چرا که با استفاده از این پکیج خواهید توانست تمامی نامه نگاری های اداری (WORD)، اصول حسابداری و فاکتور نویسی (EXCEL)، ایجاد پایگاه داده (ACCESS)، مکاتبات درون شبکه ای (OUT LOOK)، انجام انواع ارائه و پرزنت (POWER POINT) و … را انجام دهید. از دیگر مزایای استفاده از نرم افزارهای آفیس، امکان برقراری ارتباط بین نرم افزارهای خود است به طوریکه میتوانید به عنوان مثال لیست کاملی از محصولات خود را از محیط اکسس به محیط اکسل وارد نموده (بدون نیاز به ورود اطلاعات مجدد) و محاسبات مختلف را بر روی آن اعمال نمایید. بنابراین تا بدینجا متوجه شدید که هر دو نرم افزار اکسل و اکسس با داده ها سر و کار دارند اما ماهیت کاربردی آن ها با یکدیگر کاملا متفاوت است.
برای درک بهتر تفاوت های دو نرم افزار اکسل و اکسس لازم است تا با کاربرد هر یک از این دو نرم افزار آشنا گردیم؛

اکسل چیست

اکسل یکی از نرم افزارهای موجود در پکیج آفیس است که به منظور انجام امور حسابرسی از آن استفاده میگردد. نرم افزار اکسل که با نام نرم افزار صفحه گسترده نیز از آن یاد میشود، از تعداد بی نهایتی سلول تشکیل شده است که هر یک از این سلول ها حاوی اطلاعات متخلفی است. شما با استفاده از نرم افزار اکسل میتوانید انواع فاکتورها را طراحی نموده و محاسبات مختلف را اعم از محاسبات عددی و یا فرمولی انجام دهید. علاوه بر این، از نرم افزار اکسل برای رسم انواع نمودارها نیز استفاده میگردد. همچنین فرمول های بسیاری در کتابخانه های اکسل بشکل کاملا مجزا تعریف شده اند که کاربر میتواند با ترکیب این فرمول های آماده، فرمول های جدیدی را مورد استفاده قرار دهد. همچنین در صورت لزوم، قادر خواهید بود با استفاده از زبان VBA نسبت به تعریف فرمول های جدید اقدام نمایید. داده ها در نرم افزار اکسل بصورت کلی ذخیره میگردند و هیچگونه دسته بندی خاصی برای آنها متصور نیست. این داده ها در سلول ها در هر یک از شیت ها در کنار یکدیگر قرار میگرند. بنابراین امکان گزارش گیری و استخراج داده ها بشکل منسجم و گزینشی وجود ندارد.
بطور کلی، انجام عملیات محاسباتی بر روی داده های مختلف از جمله وظایف نرم افزار اکسل است. برای یادگیری حرفه ای اکسل می توانید در کلاس آموزش اکسل ثبت نام کنید
به عنوان مثال شما میتوانید مجموع مبالغی که دانشجویان در دوره اکسل ثبت نام نموده اند را محاسبه نمایید.

اکسس چیست

اکسس از دیگر نرم افزارهایی است که در هنگام نصب نرم افزار آفیس قادر هستید آن را بر روی سیستم خود نصب نمایید. نام دیگر نرم افزار اکسس، نرم افزار پایگاه داده یا دیتا بیس است و همانطور که از نام آن پیداست، مسئول جمع آوری، سازماندهی، مرتب سازی و استخراج داده ها است. به عنوان مثال، میتوان تمامی اطلاعات دانشجویان ثبت نامی در آموزشگاه، اطلاعات اساتید، اطلاعات دوره های مختلف اعم از ساعت و تاریخ تشکیل، اطلاعات پرسنل و. .. را وارد اکسس نمود و بین این موارد ارتباط برقرار نمود.
به عنوان مثال میتوانید با استفاده از نرم افزار اکسس، ارتباط استاد A را برای کلاس های A و B را مشخص نمایید و روز و ساعاتی که باید در کلاس حاضر باشد را تعیین نمایید. همچنین میتوانید ارتباط وی با دروسی که تدریس میکند را بر روی اکسس نمایش دهید. علاوه بر آن میتوانید در فرم های جداگانه نسبت به ورود اطلاعاتی اعم از نمرات دانشجویان این استاد اقدام نموده و پس از آن، گزارش های مورد نیاز را تهیه نمایید. به عنوان مثال میتوانید اطلاعات دانش آموزانی که جزو شاگردان استاد A بوده اند و نمره ایشان کمتر از 12 بوده است را در داخل یک گزارش به عنوان خروجی نمایش دهید.
همانگونه که عنوان شد، در اکسس داده ها در جدوال مختلف نگه داری میگردند ؛ اما میتوان بین جداول مختلف ارتباط برقرار نمود و مطالب مورد نیاز را استخراج نمود. مثالی دیگر: فرض کنید دوره فتوشاپ را تعدادی دانشجو خریداری نموده اند. برای محاسبه میزان سود این دوره خاص لازم است تا بین جدوال مشتری، دوره و مبلغ فروش ارتباط برقرار گردد تا سود آن بدست آمده و طی یک گزارش قابلیت چاپ داشته باشد.

آموزش اکسل و اکسس

تفاوت های اکسل و اکسس

1 – داده ها در نرم افزار اکسل بصورت متن و در سلول ها وارد میشوند و ساختار خاصی ندارند. اما در نرم افزار اکسس داده ها بصورت سازماندهی شده و داخل فیلدها وارد شده و هر یک ساختار مشخصی مانند متن، لینک، عکس، عدد، داده های مالی، داده های زمانی و … دارند.
2 –در نرم افزار اکسل امکان برقراری ارتباط بین داده ها وجود ندارد. اما در نرم افزار اکسل قادر هستید بین جدوال مختلف، ارتباط یا Relation Sheep برقرار نمایید.
3 – ورود اطلاعات در نرم افزار اکسل درون سلول ها انجام میشود. اما در نرم افزار اکسس، اطلاعات با استفاده از فرم ها و اضافه نمودن دکمه ها جمع آوری میگردند. استفاده از فرم ها موجب ساماندهی مطالب میگردد. به عنوان مثال فرم تماس با ما، فرم ثبت نام، فرم خرید محصول و … هر کاربر بنا بر حیطه کاری مورد نظر میتواند به فرم مورد نظر دسترسی داشته باشد و دسترسی به سایر اطلاعات برای وی امکانپذیر نمی باشد. موضوعی که در نرم افزار اکسل قابلیت اعمال را نداشته و هر کاربر قادر است تمامی اطلاعات وارد شده را مشاهده نماید.
4 – برای کار با اکسل، برخورداری از دانش تحلیل اعداد و محاسبات نیاز است اما برای کار پیشرفته با اکسس علاوه بر تحلیل داده، نیاز به دانش برنامه نویسی دارید.
5 – یادگیری اکسل آسان تر از اکسس است. چرا که تمام افراد حتی به اندک با داده های عددی آشنایی دارند و تنها نیاز به یادگیری نوع محاسبات و فرمول ها است. اما یادگیری اکسس نیاز به درک روشنی از مفاهیم داده، صفت، موجودیت، ارتباط بین فیلد ها، فرم ها، دکمه ها، کوئری ها و … دارد.
6 – فضای مورد نیاز برای نگهداری داده ها و مخاسبات برروی آن ها در نرم افزار اکسل کمتر از نرم افزار اکسس است. چرا که در نرم افزار اکسس نیاز به نگهداری حجم زیادی از داده ها داریم.
7 – امکان گزارش گیری در نرم افزار اکسل وجود ندارد. اما در نرم افزار اکسس قادر خواهید بود بنا بر نیاز خود، بخشی از اطلاعات موجود در دیتا بیس را در قالب گزارش گیری استخراج نموده و آن را چاپ نمایید.

اکسل یاد بگیریم یا اکسس؟

پاسخ بدین سوال مستلزم مشخص نمودن کاربرد شما و سطح انتظاراتتان دارد. در صورتیکه داده هایی که وارد نرم افزار میکنید، در سطحی اندک است و نیاز به ایجاد ارتباط بین داده های متخلف ندارید، میتوانید از نرم افزار اکسل استفاده نمایید. چرا که در نرم افزار اکسل نیز همانند اکسس، ایجاد فیلتر و sort وجود دارد. همچنین هدف اصلی استفاده از اکسل، انجام امور حسابداری و محاسباتی است. اما در صورتیکه حجم داده های مورد نظر شما زیاد است و نیاز دارید که پس از ورود اطلاعات، بین داده های مختلف ارتباط برقرار نموده و داده های خاصی را از میان میلیون ها داده، استخراج نمایید، لاجرم ملزم به استفاده از اکسس خواهید بود.

البته در نهایت ما به شما توصیه می کنیم اگر در کار با کامپیوتر حرفه ای نیستید، شاید بهتر باشد یکبار برای همیشه با ثبت نام در کلاس آموزش ICDL تمام هفت مهارت کار را کامپیوتر را به صورت تخصصی آموزش ببینید و مدرک بین المللی دریافت کنید.